ISO 9001 Zertifizierung

Ich werde oft gefragt, wie eine ISO 9001 Zertifizierung abläuft und was das Unternehmen hierbei besonders zu beachten hat. Im Grunde legen Sie mit Beginn der Einführung der DIN EN ISO 9001 bereits im Vorfeld den Grundstein zur späteren ISO 9001 Zertifizierung durch eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft. In dem Sie die Normforderungen implementieren und alle Mitarbeiter der verschiedensten Hierarchien, vom Werker bis zum Geschäftsführer, mit der für ihn wichtigsten Normforderungen vertraut machen. Einen Schritt nach den anderen – Puzzle für Puzzle.

ISO 9001 Zertifizierung

Zertifizierung ISO 9001

Die Zertifizierung ISO 9001 kann unabhängig von der Branche durchgeführt werden. Anders als bei der IATF 16949, bei der nur Unternehmen der Automobilindustrie zertifiziert werden können, ist die Zertifizierung ISO 9001 branchenneutral. Die Kosten für eine Zertifizierung ISO 9001 hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen von der Mitarbeiteranzahl, zum anderen welche Prozesse im Unternehmen angewendet werden. Firmen mit einer Produktentwicklung müssen mit einem höheren Aufwand rechnen. Auch die Fertigungstiefe spielt eine Rolle bei der Berechnung der Zertifizierungskosten.

 

Vorgehensweise

  1. Auswahl Zertifizierungsgesellschaft
  2. Bereitschaftsbewertung | Dokumentenprüfung (Stufe 1 Audit)
  3. Bereitstellung der Auditplanung durch die Zert.-Gesellschaft
  4. Eröffnungsgespräch (Teilnehmerkreis)
  5. Auditdurchführung mit Tagesfeedback (Stufe 2 Audit)
  6. Abschlussbesprechung
  7. Zertifikatserteilung
  8. Abstimmung Termin für 1. Überwachungsaudit

Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft

„Als Laie sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht.“ Es gibt in Deutschland inzwischen an die 100 Zertifizierungsgesellschaften. Wichtig ist, dass Sie bei der Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft darauf achten, dass die Zert.-Gesellschaft durch die DakkS akkreditiert ist. Ansonsten haben Sie Probleme mit der Anerkennung des Zertifikats. Entweder holen sich von den bekanntesten Zert.-Gesellschaften ein Angebot ein oder überlassen es ihren Berater eine für das Unternehmen bestmögliche Auswahl zu treffen. Der Berater kennt auch die meisten Auditoren persönlich und kann Sie durch seine Expertise bei der Auswahl unterstützen.

Bereitschaftsbewertung

Nach der Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft werden Sie aufgefordert in Abstimmung mit der Zert.-Gesellschaft einen Termin für die Bereitschaftsbewertung festzulegen. Bei der Bereitschaftsbewertung, auch Stufe 1 Audit genannt, werden durch die Auditoren der Zert.-Gesellschaft eine Dokumentenprüfung durchgeführt. Diese Dokumentenprüfung ist Vorort im Unternehmen. Selten dass die Dokumentenprüfung ausreichend ist, wenn Sie die erforderlichen Dokumente zur Einsicht an die Zert.-Gesellschaft senden. Der oder die Auditoren prüfen die wichtigsten Dokumente und Normforderungen bspw. Managementbewertung, Interne Audits, prozessorientierter Ansatz und die risikobasierten Denkweisen auf Implementierung im Unternehmen.

Es ist beim Stufe 1 Audit kein „Tiefgang“ zu befürchten. Der oder die Auditoren machen sich ein Bild, in wie weit die Normforderungen in der Organisation eingeführt und umgesetzt worden sind und ob das Unternehmen zertifizierungsreif ist. Vom Vorteil ist, dass sich das zu zertifizierende Unternehmen vorstellen kann und die Auditoren durch einen Rundgang bereits das Unternehmen kennenlernen. Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass Sie den oder die Auditoren bereits vor dem Stufe 2 Audit persönlich kennenlernen. Werden im Stufe 1 Audit Abweichungen festgestellt, müssen diese bis zum Stufe 2 Audit behoben sein. Bei gravierenden Abweichungen kann es vorkommen, dass nochmal eine Bereitschaftsbewertung durchgeführt wird. Diese wird dann aber in der Regel nicht Vorort geprüft sondern den Auditoren zugesandt. Sind diese in Ordnung, dann kann das Stufe 2 Audit gemäß Auditplanung gestartet werden.

Auditplanung

Nach erfolgreichen Stufe 1 Audit wird die Auditplanung für das eigentliche Zertifizierungsaudit (Stufe 2 Audit) erstellt. In den meisten Fällen wird die Auditplanung bereits im Anschluss an die Dokumentenprüfung Vorort mit Ihnen zusammen erstellt. Auf Basis der Prozesslandschaft und Organigramm erstellen die Auditoren die Audittagespläne. In der Auditplanung werden die Prozesse, die Normforderung, Uhrzeit Audittag und die verantwortlichen Personen festgelegt. Diese Auditplanung mit den einzelnen Audittagesplänen werden dann gegengezeichnet. Nichtsdestotrotz können Sie am Audittag noch Änderungen am Audittagesplan vornehmen. Sollte ein Mitarbeiter Krank oder auf Geschäftsreise sein, so kann der Prozess nach vorne oder nach hinten verschoben werden.

Eröffnungsgespräch

Das Eröffnungsgespräch bei der ISO 9001 Zertifizierung ist der Einstieg der Auditoren. In diesen Eröffnungsgespräch nehmen in der Regel die wesentlichen Führungskräfte, der Geschäftsführer und der Qualitätsverantwortliche teil. Sie beginnt mit einer kurzen Vorstellungsrunde der anwesenden Personen. Danach wird die Auditplanung bzw. die Audittagespläne nochmals abgesprochen bzw. Änderungen eingepflegt. Ein bisschen „Smalltalk“ im Eröffnungsgespräch gehört dazu. Damit die Teilnehmer etwas von ihrer Nervosität ablegen. Ist die Auditplanung in Ordnung haben die Auditoren nochmals das Wort und erläutern die weitere Vorgehensweise in den nächsten Tagen.

Auditdurchführung

Im ISO 9001 Zertifizierungsaudit werden zu allererst die Managementprozesse auditiert. D.h., bei der neuen ISO 9001:2015 sind das der Kontext der Organisation, die Managementbewertung, Kommunikation (intern/extern), Kompetenz und Bewusstsein und interessierte Parteien sowie die Risiken und Chancen. In der Regel fallen diese Themen unter dem Stichwort Unternehmensstrategie. Bei der weiteren Auditdurchführung folgt dann das Auditmanagement (interne Audits, Auditplanung, Qualifikation der Auditoren). Danach folgen die weiteren Prozesse wie Vertrieb, Beschaffung, Entwicklung, Produktion usw. Die Auditdurchführung erstreckt sich je nach Mitarbeitergrösse über mehrere Audittage.

Der Audittagesplan enthält immer am Ende des Tages eine Bewertung der Ergebnisse und das Tagesfeedback durch die Auditoren. Wie prüfen die Auditoren die neue ISO 9001:2015 – eine Dokumentation der Prozesse ist nicht mehr gefordert. Es müssen nur die Nachweise in dokumentierter Form vorliegen. Sofern keine Prozessdokumentation vorliegt – Prozessbeschreibung oder ähnliches – müssen die Auditoren durch ein Interview die Normkonformität prüfen. Sie werden bei den Auditoren weder eine Checkliste noch einen Fragenkatalog finden. Die Auditdurchführung erfolgt in der Regel mit einem Turtle – dort werden die Inputs, Outputs, Methoden, Eingaben, Ergebnisse, Kennzahlen usw. eingetragen und auf Normkonformität geprüft.

ISO 9001 Zertifizierung

Auditziele

  • Umsetzung einschließlich der Wirksamkeit des Managementsystems bewerten
  • Information und Nachweise über die Konformität mit allen Anforderungen
  • Überwachung der Leistung, Messung und Berichterstattung
  • Überprüfen nach Schlüsselleistungs- Ziele und -Vorgaben
  • Leistungsfähigkeit in Bezug auf die Gesetzestreue
  • Betriebssteuerung / -lenkung der Prozesse
  • Internes Auditieren und Managementbewertung
  • Verantwortlichkeit der Leitung für die grundsätzlichen Regelungen
  • Verbindungen zwischen normativen Anforderungen, Politik, Leistungszielen und -vorgaben
  • Kompetenz des Personals
  • Umsetzung der kundenspezifischen Forderungen

Abschlussbesprechung

Vor der Abschlussbeschrechung nehmen sich die Auditoren eine Auszeit und schreiben ihren Bericht bzw. formulieren die Ergebnisse und Bewertungen und fassen diese in einem Bericht zusammen. Die Highlights aus diesen Bericht werden dann in der Regel in einer Powerpointpräsentation für das Unternehmen aufbereitet. Diese Vorgehensweise ist bei einer ISO 9001 Zertifizierung Standard und wird von allen grossen Zertifizierungsgesellschaften gehandhabt. Sofern keine Abweichungen festgestellt wurden, empfehlen die Auditoren der Zertifizierungsgesellschaft die Zertifikatserteilung. Wurden Abweichungen festgestellt, müssen diese innerhalb von 90 Tagen geschlossen sein bevor Sie das Zertifikat erhalten. In der Abschlussbesprechung hat das Unternehmen nochmal die Chance vielleicht den einen oder anderen Kritikpunkt mit den Auditoren zusammen zu diskutieren und aus der Welt zu schaffen.

Zertifikatserteilung

Ist das Audit (ISO 9001 Zertifizierung) positiv verlaufen, so werden die Auditoren die Empfehlung über die Zertifikatserteilung im Bericht festhalten. Der Auditbericht geht dann an die Zert.-Gesellschaft und wird dort innerhalb der nächsten 3 – 4 Wochen bearbeitet. D.h., der Auditbericht wird dort durch unabhängige Experten nochmal auf Fehler geprüft. Es kann vorkommen, dass der Auditbericht auch durch die DakkS geprüft wird. Oder das bei der ISO 9001 Zertifizierung (Audit) ein Whitness Auditor nebenher läuft und die Auditoren auf ihre Eignung und Kompetenz überprüft. Ist alles in Ordnung erhalten Sie das Zertifikat und haben die Gewissheit, dass Sie ein Qualitätsmanagement System mit einer ISO 9001 Zertifizierung verifiziert haben.

SMCT MANAGEMENT Qualitätsmanagement Beratung mit System, Wunsiedler Strasse 23, Selb, Bayern 95100 - Telefon: 0151 16593132 Secondary phone: 09287 9669965 Email: info@smct-management.de

Management System Beratung Selb/Bayern