Kommunikation Unternehmen

Die interne Kommunikation zwischen allen Parteien einer Organisation ist ein wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden Qualitätsmanagementsystems. Veränderungen müssen allen Mitarbeitern transparent kommuniziert werden. Denn eine gute Interaktion erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und entscheidet mit darüber, ob die Veränderungen erfolgreich umgesetzt wird. Schlechte Kommunikation von „oben nach unten“ führt dazu, dass Mitarbeiter wichtige Entscheidungen nur „halbherzig“ erfahren und sind daher gegenüber Veränderungen negativ eingestellt. Es entsteht eine Kluft zwischen „den Entscheidern da oben“ und den betroffenen Mitarbeitern, die sich nicht für die Veränderungen mitverantwortlich fühlen. Fehlende Verständigung setzt den Erfolg der Veränderung aufs Spiel. Unabdingbar für eine erfolgreiche Veränderung ist eine klare und transparente Interaktion über das „Änderungsvorhaben“. Nur Mitarbeiter die ausreichend über die Veränderung informiert sind und den Gesamtzusammenhang kennen, werden sich dafür einsetzen.

Kommunikation

Rückkoppelung in Form von Feedback erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern dient als Prüfstein dafür, ob die richtigen Botschaften auch tatsächlich ankommen und verstanden werden. Eine gut geplante Kommunikationsstrategie umfasst daher immer eine gelungene Mischung aus Informationselementen und Feedbackschleifen.

ISO 9001 KAP. 7.4

Die neue ISO 9001 fordert im Kapitel 7.4 Kommunikation: „Die Organisation muss die interne und externe Kommunikation in Bezug auf das Qualitätsmanagement System bestimmen [….].“ Das bedeutet, dass die Organisation Kommunikationsmittel in Bezug auf folgende Kriterien: „Themen (worüber); Zeitpunkt (wann); Verantwortlichen (wer) und Mittel (wie) festlegen muss.“ Viele Unternehmen haben diese Forderung bereits implementiert ohne es zu wissen. Generieren Sie einen Terminplan (Kalender) aller „Wiederkehrenden Besprechungen“ in Excel und fügen Sie folgende Spalten ein:

  • Thema (der wiederkehrenden Besprechung)
  • Prozesseigner der Besprechung (Verantwortlich für die Durchführung)
  • Zeitpunkt der Besprechung
  • Mittel

Ferner gehören dazu auch folgende Kommunikationsmittel: Mitarbeitergespräche, Besprechungsprotokolle, Stellen- / Funktionsbeschreibungen, ASA Sitzung, Kennzahlenmeeting etc.. Genauso können Sie auch bei anderen Managementsystemen wie DIN ISO 14001, OHSAS 18001 verfahren. Als Kennzahl für den Prozess Kommunikation können sie folgende Kennzahlen einführen:

  • Auswertung Anzahl Kundenbesuche /-befragungen
  • Beteiligungsquote bei der Mitarbeiterbefragung
  • Beteiligungsquote bei KVP Prozessen
  • ….. und so weiter
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