Dokumentation

In vielen Unternehmen ist die Dokumentation in Verfahrensanweisungen (VA) und Arbeitsanweisungen (AA) beschrieben. Was ist der Unterschied zwischen den beiden Dokumenten? Und was ist eine Prozessbeschreibung? Ich möchte heute die unterschiedlichen Dokumente näher erläutern, da viel Unsinn darüber in manchen Blog’s verbreitet werden.

Dokumentation

Dokumentation ISO 9001

Die dokumentierte Information der neuen ISO 9001:2015 – Die Dokumentation ISO 9001 fordert so wenig Dokumentation wie nie zuvor. Es müssen keine Prozessbeschreibungen laut Norm implementiert werden. Der prozessorientierte Ansatz muss trotzdem gewahrt bleiben. Dieser kann auf unterschiedlichste Art im Unternehmen verankert werden. Ich habe dazu eine Turtle Technik entwickelt die für jeden Prozess die notwendigen Daten liefert und als „Prozessbeschreibung“ völlig ausreichend ist.

PROZESSBESCHREIBUNG

In der Prozessbeschreibung wird der Prozess mit Teilprozessen und deren Schnittstellen (interne/externe Lieferanten) beschrieben. Jeder einzelne Prozessschritt ist in der Prozessbeschreibung aufgeführt. Dazu der Input (Was geht in den Prozess) und der Output (Was leistet der Prozess). Weiter enthält eine Prozessbeschreibung die messbaren Prozessziele, die die Leistung des beschriebenen Prozesses messbar machen. Mit dieser Kennzahl, die fortlaufend in regelmäßigen Abständen geprüft wird, erkenne ich sofort die Leistung oder einfach ausgedrückt, wie gut mein Prozess ist. Wer ist für den Prozess verantwortlich? Der Prozesseigner ist verantwortlich für die Umsetzung, für die Einführung von KVP Maßnahmen und letztendlich für die Schulung der Mitarbeiter hinsichtlich des Prozessgedankens und im eigentlichen Sinne dafür, dass die Mitarbeiter den Prozess auch inhaltlich und in der Praxis umsetzen können. Eine Prozessbeschreibung ist keine Verfahrensanweisung und kann diese auch nicht ersetzen.

ARBEITSANWEISUNG

Eine Arbeitsanweisung ist das unterste Glied in der Pyramide des Qualitätsmanagements. In der Arbeitsanweisung, die zeitlich begrenzte Gültigkeit besitzen kann, beschreibe ich eine Vorgehensweise zum Beispiel bei der Durchführung einer Nacharbeit bei reklamierten Teilen. Ich beschreibe als den Fehler, Ursache die zum Fehler geführt hat, und die Vorgehensweise der Nacharbeit. Was muss der Mitarbeiter, der die Nacharbeit durchführt beachten und mit welchen Prüf- oder Messmittel die ständige Kontrolle der Nacharbeit überwacht wird. Eventuell enthält eine Arbeitsanweisung auch Bilder, soweit notwendig, um den Mitarbeiter soviel wie möglich an Informationen zu geben, die Nacharbeit gemäß den Anforderungen auszuführen.

VERFAHRENSANWEISUNG

In einer Verfahrensanweisung (VA) setze ich mich damit auseinander, dass eine oder mehrere Anforderungen in verbindliche Vorgaben beschrieben werden. Was heisst das jetzt? Beispiel: Verfahrensanweisung besondere Merkmale – Zweck der VA ist: Diese Verfahrensanweisung dient der Umsetzung im Umgang mit dokumentationspflichtigen Merkmalen und Funktionsmerkmalen hinsichtlich gesetzlicher Vorgaben, Kundenforderungen und der Risikominderung im Falle einer Produkthaftung. Um bei diesen Beispiel zu bleiben – Ich beschreibe in der VA also zum einen was sind dokumentationspflichtige Merkmale und wie muss ich diese im Unternehmen umsetzen, damit ich die Kundenforderungen, behördliche und gesetzliche Forderungen und interne Standards umsetzen kann und jeder Mitarbeiter Bescheid weiß, wie er mit dokumentationspflichten Merkmalen umgehen muss.

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