Prozessbeschreibung

Jeder Prozessbeschreibung vorrangig ist ein sogenannter Prozessteckbrief oder Turtle. In diesem Prozessteckbrief werden die im Bild (Turtle) genannten Forderungen in komprimierter Form dokumentiert. Im Kopf (Header) gilt es die Prozessbezeichnung, den Prozesseigner, die Kennzeichnung als KOP (Kundenorientierter Prozess), falls zutreffend und das Ziel des Prozesses einzutragen. Der Header kann je nach Bedarf um weitere Informationen erweitert werden.

Prozessbeschreibung

Eine Risikobetrachtung im Prozesssteckbrief mit zu verankern ist empfehlenswert. Die ISO 9001:2015 fordert zwar nicht explizit eine dokumentierte Risikobetrachtung als Teil der Prozessbeschreibung, sie ist aber M.M. hier am richtigen Platz. Die Prozessrisiken könnten beispielsweise sein: [ … Zertifikatsverlust, Unzulängliche Basisdaten, Unzureichende Qualifikation der Auditoren, Richtigkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten und EDV Daten, Keine oder unzureichende Kenntnisse in den kundenspezifischen Forderungen, unzureichende Kenntnisse der Regelwerke, Veraltete Vorgaben, Anweisungen und Dokumente, fehlerhafte Auditplanung (Prozessaudit im Einkauf ….]

Prozessbeschreibung

Womit (Leistungsindikatoren)

  • Anzahl ungeplanter Audits
  • Anzahl Abweichungen

 

Wie (Anweisungen, Verfahren, Methoden)

  • Audittechniken
  • Auditplanung
  • Auswahl Auditoren (Qualifikation)
  • Prozessbeschreibungen
  • Verfahrensanweisungen
  • sonstige Dokumente

Input

  • Jahresauditplanung, Checklisten
  • Aufzeichnungen vorheriger Audits
  • Nachweis Qualifikation Auditor
  • Kundenzufriendesheitbewertungen
  • Gesetz. und behördliche Forderungen
  • Kundenspezifische Forderungen
  • Regelwerk ISO/TS 16949

Output

    • Auditbericht
    • geschlossene, wirksame Maßnahmen
    • Verbesserungsprogramme

Womit (Equipment, Material)

        • EDV System, ERP System
        • Regelwerk ISO/TS 16949
        • Checklisten
        • Prozessbeschreibungen
        • CAQ System EDV

Wer (Schulung, Personal, Fähigkeit, Wissen

          • Basis Kenntnisse statistische Methoden
          • Qualifizierung Interne Auditoren
          • Fachliche Kompetenz Prozesse
          • Berufserfahrung Qualitätsmanagement
          • Kundenspezifische Forderungen, bekannt
          • behördliche und gesetzliche Forderungen, bekannt

PROZESSE AUDITIEREN

Beim Audit nehme ich Bezug auf die vorliegende Prozessbeschreibung und den Prozesssteckbrief. Damit habe ich die Basis-Dokumente um den Prozess Auditmanagement zu auditieren. Alleine die Anforderungen an den Input geben reichlich Stoff für den Auditor. Unter den Aspekt „kundenspezifische Forderungen“ verbirgt sich zum Beispiel die Vorgabe von Kunden in welcher Art und Weise die internen Auditoren qualifiziert sein müssen um ein Prozessaudit durchführen zu dürfen. Volkswagen fordert hier eine Ausbildung zum zertifizierten Prozessauditor VDA 6.3 beim VDA-QMC (oder einem lizenzierten Schulungsträger).

PROZESSBESCHREIBUNG – TOOLS

Die neue Revision der DIN ISO 9001 fordert einen prozessorientierten Ansatz sowie die Ermittlung von Risiken und deren Chancen in der gesamten Prozesskette. Ich zeige Ihnen den Weg um mit einfachen Softwarelösungen die Geschäftsprozesse zu modellieren inklusive der Anwendung der Turtle Methodik (Prozesssteckbrief bzw. Modell Schildkröte). Sowie die Darstellung und Implementierung der ermittelnden Risiken in die Prozessbeschreibung zu integrieren. Der PDCA Zyklus (Planen, Tun, Prüfen und Umsetzen) findet bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen Anwendung. 4 Schritte zur Prozessbeschreibung – Prozessanalyse & Design, Einsatz & Ausführung, Regelung & Überwachung und Optimierung & Verbesserung.

Prozessorientierung ISO/TS 16949

Prozessorientierung ist heutzutage fester Bestandteil von Qualitätsmanagement Systemen. Denken in Prozessen anstatt in Funktionen. Durch eine Integration der Prozessorientierung lassen sich die wechselseitigen Auswirkungen der Prozesse in der gesamten Organisation leicht erkennen. Die Effektivität und Effizienz der Prozesse wird durch messbare Prozessziele transparent. Mitarbeiter müssen in die Prozessgestaltung einbezogen werden. Durch ein prozessorientiertes Qualitätsmanagement System erreichen Sie transparente Prozesse, eine zielgerichtete Organisationstruktur und eine optimale Qualifikation aller Mitarbeiter.

Prozess Ansatz

  • Projekt managen (Benennen Sie für das Projekt verantwortliche Person)
  • Prozesslandkarte erstellen (Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Prozesse im Unternehmen)
  • Prozesse beschreiben – Input – Blackbox – Output (Schnittstellen, Prozessziele)
  • Prozesse bewerten (Die Bewertung ermöglicht Anforderungen zuzuordnen)
  • Prozesse optimieren (Unter Berücksichtigung der Prozesskunden (intern/extern)
  • System steuern, überprüfen und dokumentieren (Formulieren Sie qualifizierte Zielvorgaben)
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Funktionsfähigkeit des Systems

Prozess ist:

  • Eine zeitlich und logische Abfolge
  • Miteinander verknüpfte Tätigkeiten
  • Durch Mensch und/oder Maschine
  • Mit einem bestimmten Ergebnis (Output, Zielerreichung)
  • In der Verantwortung einer Person (planen, steuern, regeln)

Die vier Beine stellen die Stützen des Prozesses dar:

  • Materielle Ressourcen (Ausrüstung, Material, Infrastruktur)
  • Personelle Ressourcen (qualifiziertes Personal)
  • Vorhandenes Know-how Prozessbeschreibungen, Methoden, Techniken)
  • Leistungsindikatoren (Kennzahlen, Meßgrössen)

SMCT MANAGEMENT Qualitätsmanagement Beratung mit System, Wunsiedler Strasse 23, Selb, Bayern 95100 - Telefon: 0151 16593132 E-Mail: info@smct-management.de

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