Die Verfahrensanweisung (VA) war zu Zeiten der ISO 9001:2008 ein beliebtes Dokument um die Abläufe und Prozesse des Managementsystems zu beschreiben. In der heutigen prozessorientierten Welt ist die Verfahrensanweisung nicht mehr die erste Wahl um einen Prozess sinnvoll beschreiben zu können. Nichtsdestotrotz hat auch die Verfahrensanweisung seinen Platz in der Management Dokumentation, aber nicht um die Prozesse der Organisation sinnvoll darzustellen.

Verfahrensanweisung

Mit der Einführung der neuen ISO Norm hat der prozessorientierte Ansatz an Bedeutung gewonnen. Qualitätsmanagement Systeme die noch nach alten Strickmuster aufgebaut sind – das komplette Handbuch besteht mehr oder weniger aus Verfahrensanweisungen – sind gefordert umzudenken.

VERFAHRENSANWEISUNG

Die „klassische VA“ ist für mich die VA Organisation. Das Ziel dieser VA ist die Regelung zur Verantwortung, Befugnis und die gegenseitige Beziehung von Personal mit leitender, ausführender und prüfender Tätigkeit. Bei bestimmten Funktionen ist organisatorische Unabhängigkeit gefordert. Die Bereitstellung der erforderlichen Mittel sollte Bestandteil dieser VA sein. Der Aufbau einer Verfahrensanweisung sollte folgende Abschnitte besitzen:

Zweck der Verfahrensanweisung
Geltungsbereich
Mitgeltende Unterlagen
Thema
Änderungshistorie

SCHNITTSTELLEN ORGANISATION

Die Geschäftsleitung (Oberste Leitung) fördert die Teamarbeit um einen bereichsübergreifenden Ansatz zur Entscheidungsfindung zu gewährleisten. Sie stellt ausserdem durch die Bereitstellung der entsprechenden Mittel sicher, dass alle notwendigen Informationen in der Sprache des Kunden (CAD-Daten, Muttersprache des Kunden etc.), sofern der Kunde darauf nicht verzichtet, übermittelt oder empfangen werden. Die Geschäftsleitung stellt ausserdem die Mittel zur Verfügung, die benötigt werden, um die Kundenforderungen im Hinblick auf die Vorserienproduktion, Produktion und Qualitätsplanung zu erfüllen. Im Projektmanagement wird eine Liste mit allen Kundenspezifikationen die zur Durchführung einer Qualitätsplanung und einer Planung zur Produktionslenkung benötigt werden, geführt.

Mögliche Inhalte VA Organisation

  • Verantwortung und Befugnis
  • Kommunikation mit den Kunden /externe Stellen
  • Verantwortung für Energiemanagement
  • Qualitätsverantwortung
  • Mittel im Schichtbetrieb
  • Beauftragter des Kunden
  • Bereitstellung benötigen Ressourcen
  • Gesetzliche Beauftragten
  • Sicherheitsfachkraft (SiFa)
  • Betriebsarzt
  • Sicherheitsbeauftragten
  • Arbeitsschutzausschuss (ASA)
  • Ersthelfer
  • Brandschutzhelfer
  • Organisatorische Schnittstellen
  • Interne/externe Kommunikation
  • Mitarbeiter
  • Änderungsnachweis

BEISPIEL INTERNE KOMMUNIKATION

Zur Darstellung der Zielvorgaben und erreichten Ziele dienen die Informationstafeln in der Produktion sowie im Verwaltungsbereich. Weitere Maßnahmen zur Unterstützung der internen Kommunikation sind das hauseigene Intranet (Server), der monatliche interne Q-Report, die Betriebsversammlung und die Abteilungsbesprechungen. Es existiert eine Übersicht aller regelmäßigen Besprechungen in allen Ebenen (Besprechungsübersicht).

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