5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung

Qualitätsmanagement System ISO 9001

5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung: Haben Sie einmal darüber nachgedacht ihr bestehendes Qualitätsmanagement System nach einer ISO Norm zertifizieren zu lassen? Viele Unternehmensleiter verwerfen diesen Gedanken – zu kostspielig, zu viele gebundene Ressourcen, fehlendes Know-How. Was bringt uns eine ISO Zertifizierung ausser viel Papier, Kosten und Bürokratie? Wenn sie sich Gedanklich schon mal damit beschäftigt haben, dann sind sie gar nicht mehr soweit davon entfernt eine ISO 9001 Zertifizierung durchführen zu lassen.

ISO 9001 Zertifikate

In Deutschland sind 47.482 Unternehmen nach der ISO Norm 9001:2015 zertifiziert (Stand 2018). Die höchste Dichte bzgl. der ISO Zertifizierungen liegt in China mit 295.703 gefolgt von Italien mit 87.794 Zertifizierungen. Weltweit wurden bis 2018 878.664 Zertifikate ausgestellt. Der Stellenwert einer ISO 9001 Zertifizierung ist gegenüber anderen ISO Normen die am weit verbreiteste ISO Norm. Und dann fragen, Sie warum soll ich mein Unternehmen zertifizieren lassen?

ISO 9001 Zertifikate Deutschland

Klare Botschaft

Senden Sie eine klare Botschaft an ihre Kunden und Wettbewerber. Auf der Suche nach potenziellen Kunden sind vielen Einkäufern die Hände gebunden. Die Aufnahme in das Lieferanten Portfolio des Kunden ist abhängig von einer ISO 9001 Zertifizierung. Zumindest von einer Absichtserklärung, dass sie in den nächsten 12 Monaten diesen Schritt tun. An die großen Fleischtöpfe ihrer Kunden haben sie nur Anteil, wenn sie diesen Schritt umsetzen.

Ausserdem gewinnen sie dadurch auch andere Vorteile. Beispielsweise weisen sie nach, dass sie nach einem zertifizierten Qualitätsmanagement Standard arbeiten. Ihre Prozesse sind dokumentiert, Befugnisse und Rollen klar definiert, notwendige Kompetenzen bedarfsgerecht angewendet und nicht zuletzt, haben sie durch ein transparentes Qualitätsmanagement System weniger Konflikte bei den Mitarbeitern. „Heute gehen wir links herum und morgen rechts herum“.

5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung

Audit ISO 9001

5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung beinhaltet auch die richtige Anwendung der verschiedensten Auditarten. Die ISO 9001 fordert von ihnen lediglich, dass sie interne Audits durchführen – siehe Schritt 3: Interne Audits. Ein Systemaudit (Audit ISO 9001) deckt hier alle Forderungen der ISO Norm ab. Durch das Systemaudit werden die Forderungen der ISO 9001 gegenüber den IST Zustand des Qualitätsmanagement Systems überprüft. Beim Prozessaudit VDA 6.3 geht es darum, die Produktionsprozesse zu auditieren und anders als beim Systemaudit, tauchen sie tiefer in die Prozesse ein. Hierfür gibt es einen speziellen Fragenkatalog. Beim Produktaudit überprüfen sie, ob das hergestellte Produkt mit den Qualitätsanforderungen übereinstimmt (kleiner Stichprobenumfang, Momentaufnahme).

Produktaudit

Prozessaudit

1. Dokumentation

Die relevanten QM Dokumente (Verfahren, Prozesse, Kontext) ergeben sich aus der Prozesslandschaft und aus ihrem Kontext der Organisation. Die Prozesslandschaft definiert die notwendigen Prozesse ihres Unternehmens. Sie unterteilt sich meistens in 3 Bereiche: 1. Managementprozesse: Das sind alle Prozesse um das Unternehmen zu leiten – auch Führungsprozesse genannt. Der 2. Bereich sind die wertschöpfenden Prozesse – das operative Geschäft ihres Unternehmens. Und im 3 Bereich definieren wir die Unterstützungsprozesse – Prozesse die die beiden anderen Bereiche unterstützen.

2. Einführung

Die Dokumentation wird durch uns erstellt (hands-on). D.h., wir erstellen gemeinsam mit ihren Mitarbeitern alle notwendigen Dokumentationen für eine erfolgreiche ISO Zertifizierung. Alle dokumentierten Prozesse, Verfahren werden den relevanten Mitarbeitern unterwiesen. Durch dieses Verfahren gewinnen wir zum einem die Mitarbeiter, die sich angesprochen fühlen und sind somit auch Teil des entstehenden QM Systems. Ausserdem wird das dokumentierte QM System transparent und durch die Mitarbeiter gelebt.

3. Interne Audits

Durch das interne Audit stellen wir fest, ob die im 1. Schritt dokumentierten Prozesse, Verfahren und sonstigen Dokumente im operativen Geschäft umgesetzt und „gelebt“ werden. Ausserdem überprüfen wir das QM System gegenüber den Anforderungen der ISO 9001. Somit stellen wir sicher, dass alle Normforderungen umgesetzt worden sind. Abweichungen und Verbesserungspotenziale gehören zum Audit wie die „Butter auf’s Brot“. Diese machen das Unternehmen besser und entwickeln es in die richtige Richtung.

Die Managementbewertung (M-Review) sollte nach dem internen Audit durchgeführt werden. Verantwortlich für die Durchführung des M-Review ist die oberste Leitung zusammen mit den Führungskräften. Zu Beginn der Managementbewertung sollten alle ZDF aktuell vorliegen auch die Ergebnisse aus dem internen Audit. Die Eingaben der Managementbewertung finden Sie im Kapitel 9.3 bzw. 9.3.2 und 9.3.3. Der M-Review bildet somit den eigentlichen betrieblichen Abschluss der „5-Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung“. Maßnahmen sollten in einem Maßnahmenplan geführt werden um eine transparente Fortschrittskontrolle zu gewährleisten. Eine Terminierung der Maßnahmen, auch mit Verantwortlichkeiten sollte hierbei selbstverständlich sein.

4. Zertifizierung

Die Zertifizierung bildet den Abschluss. Durch eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft wird der Nachweis erbracht, dass das Unternehmen ein QM System „wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird“. Auf Wunsch unterstützen wir sie auch im gesamten Zertifizierungsprozess – von der Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft bis hin zu den Auditoren. Wir wissen wie die Auditoren denken und auf welche Schwerpunkte besonders geachtet werden muss. Nichtsdestotrotz kann es auch zu Abweichungen oder Verbesserungspotenzialen kommen. Diese werden gemeinsam mit uns bearbeitet, umgesetzt und in das bestehende QM System überführt.

Auditdauer

Die Auditdauer ist in der Regel abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, Standorte und Entwicklung. Letzteres kann die Auditdauer erhöhen sofern sie eine Produktentwicklung haben. Die Zertifizierung gliedert sich über einen 3-Jahreszyklus mit Erstzertifizierung, Überwachungsaudit und der RE-Zertifizierung. Sie bekommen von der Zert.-Gesellschaft ein Angebot über alle 3 Jahre. Damit sind auch die Kosten kalkulierbar.

5. Nachhaltigkeit

Wichtig ist, das QM System fortlaufend zu verbessern und an den richtigen Stellschrauben zu drehen um die Nachhaltigkeit zu gewährleisten. Sie haben viele Mühen und Kosten in das Projekt ISO 9001 Einführung gesteckt. Sie sollten es jetzt nicht verkümmern lassen. Führen sie einen ständigen Dialog mit den relevanten Stakeholder. Durch interne Audits entstehen Verbesserungspotenziale die Nachhaltig das QM System stärken.

5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung

Datenschutz

Auf Wunsch können wir den Datenschutz in das QM System integrieren. Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsverzeichnis, IT-Sicherheitskonzept, Reaktionsplan(e) und die notwendigen Kompetenzen der Führungskräfte schaffen Rechtssicherheit. Wir integrieren den Datenschutz schon beim Aufbau des QM Systems und schaffen damit auch im Datenschutz im Sinne der EU-DSGVO und BDSG-Neu den rechtlichen Rahmen.

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