Prozessbeschreibung

Was ist eine Prozessbeschreibung?

Was ist eine Prozessbeschreibung? Eine Prozessbeschreibung enthält alle wichtigen Einzelschritte eines Prozesses. Die Darstellung kann man in einem Workflow sauber abbilden. Für jeden einzelnen Prozessschritt werden die In- und Outputs zugewiesen. Die Bindeschnittstellen zu anderen Prozessen werden im Workflow farbig hervorgehoben. Der Output eines Prozessschrittes ist gleichzeitig der Input des nächsten Schrittes.

Die Prozessbeschreibung enthält auch die Prüfungen, beispielsweise eine Erststückfreigabe oder eine Endprüfung. So können sie den ganzen Prozess in einem Workflow abbilden. Was ist eine Prozessbeschreibung nun? Eine Prozessbeschreibung ist eine Verkettung von einzelnen Prozessschritten – Die Summe der einzel Schritte ist der gesamte Prozess. Beispielsweise der Produktonsprozess – beinhaltet die mechanische Fertigung, die Montage und die Endprüfung z.B. durch einen Prüfstand (EOL). 

Prozessbeschreibung

Zusammenspiel Prozessbeschreibung und Risiken

Eine Risikobetrachtung in der Prozessbeschreibung mit zu verankern ist empfehlenswert. Die ISO 9001:2015 fordert zwar nicht explizit eine dokumentierte Risikobetrachtung als Teil der Prozessbeschreibung, sie ist aber M.M. hier am richtigen Platz. Die Prozessrisiken könnten beispielsweise sein: [ … Zertifikatsverlust, Unzulängliche Basisdaten, Unzureichende Qualifikation der Auditoren, Richtigkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten und EDV Daten, Keine oder unzureichende Kenntnisse in den kundenspezifischen Forderungen, unzureichende Kenntnisse der Regelwerke, Veraltete Vorgaben, Anweisungen und Dokumente, fehlerhafte Auditplanung (Prozessaudit im Einkauf ….]

Was beinhaltet eine Prozessbeschreibung?

Prozesssteckbrief

Womit (Leistungsindikatoren)

  • Anzahl ungeplanter Audits
  • Anzahl Abweichungen

 

Wie (Anweisungen, Verfahren, Methoden)

  • Audittechniken
  • Auditplanung
  • Auswahl Auditoren (Qualifikation)
  • Prozessbeschreibungen
  • Verfahrensanweisungen
  • sonstige Dokumente

 

Input

  • Jahresauditplanung, Checklisten
  • Aufzeichnungen vorheriger Audits
  • Nachweis Qualifikation Auditor
  • Kundenzufriendesheitbewertungen
  • Gesetz. und behördliche Forderungen
  • Kundenspezifische Forderungen
  • Regelwerk ISO/TS 16949

Output

    • Auditbericht
    • geschlossene, wirksame Maßnahmen
    • Verbesserungsprogramme

Womit (Equipment, Material)

        • EDV System, ERP System
        • Regelwerk ISO/TS 16949
        • Checklisten
        • Prozessbeschreibungen
        • CAQ System EDV

Wer (Schulung, Personal, Fähigkeit, Wissen

          • Basis Kenntnisse statistische Methoden
          • Qualifizierung Interne Auditoren
          • Fachliche Kompetenz Prozesse
          • Berufserfahrung Qualitätsmanagement
          • Kundenspezifische Forderungen, bekannt
          • behördliche und gesetzliche Forderungen, bekannt

 

Wie analysiere ich einen Prozess?

Wie analysiere ich einen Prozess beim Audit? Beim Audit überprüfen sie die geltenden Prozessbeschreibungen im auditierenden Prozess. Damit habe ich die Basis Dokumente um den Prozess zu auditieren. Alleine die Anforderungen an den Input geben reichlich Stoff für den Auditor. Unter den Aspekt „kundenspezifische Forderungen“ verbirgt sich zum Beispiel die Vorgabe von Kunden in welcher Art und Weise die internen Auditoren qualifiziert sein müssen um ein Prozessaudit durchzuführen. Volkswagen fordert hier eine Ausbildung zum zertifizierten Prozessauditor VDA 6.3 beim VDA-QMC (oder einem lizenzierten Schulungsträger).

Was ist ein Prozesssteckbrief?

Prozess Definition

  • Eine zeitlich und logische Abfolge
  • Miteinander verknüpfte Tätigkeiten
  • Durch Mensch und/oder Maschine
  • Mit einem bestimmten Ergebnis (Output, Zielerreichung)
  • In der Verantwortung einer Person (planen, steuern, regeln)

Prozessbeschreibung

Prozessteckbrief

  • Prozesseigner (Stellvertreter)
  • In- und Output
  • Verarbeitung (Workflow)
  • Materielle Ressourcen (Ausrüstung, Material, Infrastruktur)
  • Personelle Ressourcen (qualifiziertes Personal)
  • Vorhandenes Know-how Prozessbeschreibungen, Methoden, Techniken)
  • Messgrößen (Kennzahlen, Meßgrössen)
  • Kompetenzen
  • Verantwortung, Befugnisse
  • Interne / externe Themen Kontext
  • Risiken und Chancen

linkes Bild: Der Prozesssteckbrief (Turtle) läst sich noch erweitern um die Risiken und Chancen, Kompetenzen Prozesseigner, Verantwortung und Befugnisse (Prozesseigner) und die internen und externen Themen (Kontext)

Prozessbeschreibung – Werkzeuge

Die neue Revision der ISO 9001 fordert einen prozessorientierten Ansatz sowie die Ermittlung von Risiken und Chancen in der gesamten Prozesskette. Der PDCA Zyklus (Planen, Tun, Prüfen und Umsetzen) findet bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen Anwendung. Vier Schritte zur Prozessbeschreibung – Prozessanalyse & Design, Einsatz & Ausführung, Regelung & Überwachung und Optimierung & Verbesserung.

Prozesse im Qualitätsmanagement System

Prozesse (-orientierung) sind heutzutage fester Bestandteil des Qualitätsmanagement Systems. Denken in Prozessen anstatt in Funktionen. Durch die Wechselwirkung lassen sich die wechselseitigen Auswirkungen der Prozesse in der gesamten Organisation leicht erkennen. Die Effektivität und Effizienz der Prozesse wird durch messbare Prozessziele transparent. Mitarbeiter müssen in die Prozessgestaltung einbezogen werden. Durch ein prozessorientiertes Qualitätsmanagement System erreichen Sie transparente Prozesse, eine zielgerichtete Organisationstruktur und eine optimale Qualifikation aller Mitarbeiter.

Was ist der prozessorientierter Ansatz?

  • Projekt managen (Benennen Sie für das Projekt verantwortliche Person)
  • Prozesslandkarte erstellen (Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Prozesse im Unternehmen)
  • Prozesse beschreiben – Input – Blackbox – Output (Schnittstellen, Prozessziele)
  • Prozesse bewerten (Die Bewertung ermöglicht Anforderungen zuzuordnen)
  • Prozesse optimieren (Unter Berücksichtigung der Prozesskunden (intern/extern)
  • System steuern, überprüfen und dokumentieren der Prozessbeschreibung (Formulieren Sie qualifizierte Zielvorgaben)
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Funktionsfähigkeit des Systems

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